Naar aanleiding van de invoering op 25 mei 2018 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vanuit de Europese Verordening, is dit privacyreglement gemaakt. De AVG bouwt voort op de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en zorg onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.
Met dit privacyreglement wordt aangegeven hoe vrijwilligers van Stichting Zuiderzee Zwerfdieren omgaan met de persoons-gegevens met als doel een zorgvuldige en rechtmatige verwerking van persoonsgegevens te bewerkstelligen. Dit privacyreglement beschrijft tevens hoe SZZD het beleid van informatiebeveiliging vorm geeft.
Privacyreglement Algemeen
Dit privacyreglement is opgesteld naar aanleiding van de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Met dit reglement wordt aangegeven hoe de vrijwilligers van Stichting Zuiderzee Zwerfdieren omgaan met de privacygegevens van mensen die ons bellen, mailen of een ingevuld webformulier doen toekomen met als doel een zorgvuldige en rechtmatige verwerking van persoonsgegevens te bewerkstelligen. Tevens laat dit privacyreglement zien hoe SZZD het beleid van informatiebeveiliging vorm heeft. Dit privacyreglement is bekrachtigd door het voltallige bestuur van Stichting Zuiderzee Zwerfdieren.
De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties. Definities De volgende definities en begrippen worden in dit reglement gehanteerd:
• Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben en van wie de gegevens worden verwerkt.
• Datalek: Een datalek is een inbreuk op de beveiliging, die nadelige gevolgen kan hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens van de betrokkene(n).
• Persoonsgegevens: Alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon zijn persoonsgegevens. Het gaat om gegevens die te herleiden zijn tot een bepaald persoon zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en/of geslacht.
• Verantwoordelijke: De persoon van voorzitter van het bestuur van Stichting Zuiderzee Zwerfdieren die het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
• Verwerker: De persoon die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de voorzitter van het bestuur.
• Verwerking: Datgene wat met een persoonsgegeven gedaan wordt, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, ordenen, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, met elkaar in verband brengen, verstrekken aan een ander en vernietigen op handmatige of geautomatiseerde wijze.
Privacy
Privacy speelt een belangrijke rol in de maatschappij. Daarom heeft Stichting Zuiderzee Zwerfdieren de verantwoordelijkheid om persoonsgegevens die in bezit zijn gekomen, zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk te verzamelen, bewaren en beheren. Algemeen uitgangspunt is dat persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een specifiek en duidelijk omschreven doel bestaat en het gebruik van persoonsgegevens gerechtvaardigd en noodzakelijk is voor dat doel. Persoonsgegevens moeten juist, ter zake dienend, up-to-date en zo minimaal mogelijk en strikt noodzakelijk zijn voor het doel van de gegevensverwerking. Dit privacyreglement beoogt de privacy op transparante wijze te waarborgen. De verwerkers van de persoonsgegevens, zijnde de vrijwilligers van de Stichting Zuiderzee Zwerfdieren zijn privacy-bewust en houden rekening met de risico’s bij het werken met persoonsgegevens, opdat lekken van persoonsgegevens niet voorkomt. De persoonsgegevens worden alleen verwerkt door vrijwilligers die door het ondertekenen van een verklaring van geheimhoudingsplicht en het bekend zijn met dit privacyreglement zorgvuldig om gaan met persoonsgegevens en hun verantwoordelijkheid in deze kennen.
Algemene verordening gegevensbescherming De AVG stelt eisen aan de omgang met persoonsgegevens. De AVG-eisen hangen af van het type persoonsgegevens wat beschikbaar komt. Stichting Zuiderzee Zwerfdieren vraagt alleen gegevens die noodzakelijk zijn om zwerfkatten te helpen door een vangactie of op andere wijze. Registratie van gevangen katten vindt zo minimaal mogelijk plaats.
Stichting Zuiderzee Zwerfdieren toont in dit reglement aan te voldoen aan de regelgeving van de AVG;
1. Verantwoordingsplicht; Stichting Zuiderzee Zwerfdieren behandelt verkregen persoonsgegevens in strikte vertrouwelijkheid. Stichting Zuiderzee Zwerfdieren verwerkt persoonsgegevens naar rechtmatigheid, transparantie, doelmatigheid en juistheid. Vrijwilligers van de SZZD hebben voor akkoord getekend om zich te houden aan dit Privacyreglement en aan hun geheimhoudingsplicht.
2. Informatieplicht; Stichting Zuiderzee Zwerfdieren verplicht zich om nieuwe en bestaande klanten te informeren over wat SZZD met de verkregen persoonsgegevens doet. Hiertoe is op de website https://www.ZuiderZeeZwerfdieren.nl een privacyverklaring geplaatst, opdat iedereen kennis kan nemen van de wijze van omgang met persoonsgegevens. Tevens is dit privacyreglement op de website te lezen.
3. Privacy by design & consult; De vastgestelde bewaartermijn van persoonsgegevens is twee jaar bij een melding en tien jaar in geval een melding leidt tot dienstverlening in de vorm van een vangactie.
4. Register van verwerkingsactiviteiten; Stichting Zuiderzee Zwerfdieren verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen zelf en is bijgevolg de verwerkingsverantwoordelijke. In dit privacyreglement zijn de AVG-eisen van het register van verwerkingsactiviteiten beschreven. De website van SZZD is een https:// en een SSL functie zorgt voor het versturen en ontvangen van beveiligde informatie via de website formulieren en via de e-mailaccounts.
5. Privacy rechten voor betrokkene(n) zijn;
a. Recht op vergetelheid: het recht om per direct persoonsgegevens van betrokkene(n) te verwijderen.
b. Recht op inzage: het recht om de persoonsgegevens van betrokkene verwerkt te zien bij Stichting Zuiderzee Zwerfdieren, zonder reden van opgaaf en met inzage op de herkomst en ontvangers van gegevens en de doelen van de verwerking van de persoonsgegevens. De voorzitter van het bestuur zorgt ervoor dat aan dit verzoek tijdig en volledig wordt voldaan.
c. Recht op rectificatie en aanvulling: het recht om persoonsgegevens die door Stichting Zuiderzee Zwerfdieren verwerkt zijn, te wijzigen mits de persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn voor het doel waarvoor de gegevens worden verzameld. Dit verzoek moet ook worden gerespecteerd als de gegevens niet relevant zijn of in strijd met de wet worden gebruikt. De betrokkene moet in zijn verzoek aangeven welke gegevens om welke reden moeten worden aangepast. Dit recht kan niet worden gebruikt om meningen of onderzoeksresultaten te wijzigen. Als positief wordt besloten op het verzoek, dan moeten de wijzigingen zo snel mogelijk worden doorgevoerd.
d. Recht op beperking van de verwerking: het recht om minder gegevens te laten verwerken door SZZD.
e. Recht op bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. Als een betrokkene zich verzet tegen gebruik van de gegevens, dan mag SZZD de persoonsgegevens niet meer gebruiken.
f. Recht op duidelijke informatie over wat Stichting Zuiderzee Zwerfdieren met de persoonsgegevens doet. Om gebruik te maken van zijn/haar rechten dient de betrokkene een verzoek per e-mail in naar de voorzitter van het bestuur, Birgit Caminada, via info@zuiderzeezwerfdieren.nl . De bestuurder heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is opdat betrokkene geïnformeerd wordt wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de voorzitter van het bestuur of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de voorzitter van het bestuur aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene(n)
Stichting Zuiderzee Zwerfdieren is een organisatie die op grond van artikel 37 van de AVG niet verplicht is om een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te stellen.
Stichting Zuiderzee Zwerfdieren verwerkt geen persoonsgegevens met een hoog privacy risico, reden om geen data protection impact assessment (DPIA) uit te voeren.
Stichting Zuiderzee Zwerfdieren heeft geen partijen die de persoonsgegevens verwerken. Bijgevolg is een verwerkingsovereenkomst niet noodzakelijk.
Meldplicht datalekken
Stichting Zuiderzee Zwerfdieren houdt zich aan de meldplicht datalekken. De meldplicht datalekken houdt in dat in geval van een ernstig datalek (zoals bij een hack of verlies van een formulier of USB-stick met persoonsgegevens) Stichting Zuiderzee Zwerfdieren zo snel mogelijk (binnen 72 uur) melding doet bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In geval het datalek nadelige gevolgen kan hebben voor betrokkene(n), dan licht de Stichting Zuiderzee Zwerfdieren ook betrokkene(n) in. Stichting Zuiderzee Zwerfdieren houdt van elk datalek een logboek bij.
Omgang met privacy & informatiebeveiliging Iedere vrijwilliger van Stichting Zuiderzee Zwerfdieren kent, respecteert en past de privacy- en informatiebeveiliging toe. Vrijwilligers spreken elkaar aan in geval een vrijwilliger zich niet houdt aan de omgangsregels van privacy & informatiebeveiliging. In geval een ernstige overtreding plaatsvindt, spreekt een bestuurslid betrokken vrijwilliger aan. Indien noodzakelijk worden passende maatregelen genomen voor zowel de betrokkene(n) als de vrijwilliger.
De omgangregels voor de privacy- en informatiebeveiliging zijn:
➢ Ga integer, zorgvuldig, verantwoord en vertrouwelijk om met persoonsgegevens
➢ Verwerk nooit meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk.
➢ Ken je grenzen bij het delen van persoonsgegevens met anderen.
➢ Besef de risico’s van internet, social media en e-mail.
➢ Meld elk datalek aan een van de bestuursleden.
Geheimhoudingsplicht
In het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming dienen persoonsgegevens die via Stichting Zuiderzee Zwerfdieren kenbaar gemaakt zijn aan vrijwilligers van de stichting, strikt vertrouwelijk gebruikt te worden, overeenkomstig Privacyreglement.
Door dit document te ondertekenen, verklaart ondergetekende zich akkoord met:
a. Het bekend zijn met en het overeenkomstig dit Privacyreglement omgaan met persoonsgegevens die via Stichting Zuiderzee Zwerfdieren bekend zijn geraakt aan ondergetekende
b. Het zich houden aan de geheimhoudingsplicht inzake de persoonsgegevens van betrokkene(n) en andere vrijwilligers naar derden zowel tijdens als na beëindiging van het betrokken zijn bij Stichting Zuiderzee Zwerfdieren.
Aldus in tweevoud opgemaakt, te Lelystad, mei 2018
de voorzitter van Stichting Zuiderzee Zwerfdieren,
…………………. …………………
B. Caminada
